Что указать в запросе
Минимум — название должности. Дальше по желанию, и каждый пункт делает документ точнее:
- Сфера компании — торговля, производство, строительство, услуги, IT.
- Кому подчиняется и есть ли подчинённые.
- Ключевые задачи — что человек делает каждый день.
- Требования к образованию и стажу.
- Программы и оборудование, с которыми работает.
Без сферы документ выйдет общим — таким же, как образец из интернета. Именно отраслевая специфика отличает рабочую инструкцию от формальной бумаги в папке.
Из чего состоит документ
Структура устоялась и почти не меняется от должности к должности:
| Раздел | Что внутри |
|---|---|
| Общие положения | Категория должности, подчинение, замещение, требования к квалификации |
| Должностные обязанности | Пронумерованный список конкретных действий |
| Права | Что работник может запрашивать, предлагать, подписывать |
| Ответственность | За что отвечает, в общих формулировках |
Иногда добавляют пятый раздел — взаимоотношения и связи по должности: с кем взаимодействует внутри компании и снаружи. Для крупных организаций он полезен, для небольших избыточен.
Как писать обязанности
Это главный раздел, и он же чаще всего превращается в набор общих слов. Рабочее правило: каждый пункт — одно действие, выраженное глаголом.
- Плохо: «обеспечивает эффективную работу отдела».
- Хорошо: «составляет график работы отдела на месяц и доводит его до сотрудников».
- Плохо: «отвечает за документооборот».
- Хорошо: «оформляет первичные документы и передаёт их в бухгалтерию до 5 числа».
Проверка простая: по пункту должно быть понятно, выполнен он или нет. Если проверить невозможно — формулировка не годится ни для работы, ни для спора.
Для специалиста нормально 12–20 пунктов, для руководителя — до 25. Список из сорока пунктов никто не читает, включая самого работника.
Обязательный ли это документ
Для большинства работодателей — нет. ТК РФ не требует должностных инструкций напрямую: обязанности можно прописать прямо в трудовом договоре, и ст. 57 говорит именно о договоре. Исключения есть в отдельных отраслях и для некоторых категорий должностей, где требования устанавливают профильные нормативные акты.
Но на практике документ делают почти все, и по понятной причине: без него трудно требовать выполнения работы, а в споре сложно объяснить, чего именно сотрудник не сделал.
Есть и третья причина — инструкция экономит время при найме: новый человек получает понятный список того, за что он отвечает, вместо устного пересказа.
Как ввести инструкцию в действие
Порядок такой:
- Составить и согласовать — с руководителем подразделения, кадрами и юристом, если он есть.
- Утвердить — приказом руководителя организации или грифом «Утверждаю» на самом документе.
- Ознакомить работника под подпись — это ключевой шаг: неознакомленная инструкция в споре не работает.
- Хранить — оригинал в кадрах, копию можно выдать сотруднику.
Инструкцию оформляют либо приложением к трудовому договору, либо отдельным локальным актом. Второй вариант удобнее: чтобы изменить приложение к договору, нужно согласие работника, а самостоятельный документ меняется проще.
Что делать, если обязанности изменились
Дописывать от руки нельзя. Изменения вносят новым приказом, а работника снова знакомят под подпись.
Важная тонкость: добавить обязанности, которых не было, работодатель в одностороннем порядке не может — если они меняют трудовую функцию. Расширение круга задач требует согласия работника, а иногда и пересмотра оплаты. Поэтому в исходную инструкцию лучше заложить формулировку «выполняет иные поручения руководителя в рамках должностных обязанностей» — она закрывает разовые задачи, не открывая дорогу к любой работе.
Чем инструкция отличается от трудового договора
Договор — соглашение двух сторон: должность, оплата, режим, гарантии. Инструкция — документ работодателя, описывающий содержание работы. Договор подписывают, с инструкцией знакомятся.
Отсюда практическое следствие: подробности удобнее держать в инструкции. Она меняется приказом, а любое изменение договора требует дополнительного соглашения и подписи обеих сторон.
Кто составляет документ
В крупной компании — кадровая служба вместе с руководителем подразделения: первый отвечает за форму, второй за содержание. В небольшой обычно руководитель или сам собственник.
Типовой образец из интернета как отправная точка годится, но переписывать его всё равно придётся: в нём чужие задачи, чужая структура подчинения и чужая отрасль. Быстрее собрать документ под свою должность сразу.
Чего в документе не будет
Выдуманных ссылок на статьи ТК РФ, ЕТКС и профстандартов. Основание называется словами — «в соответствии с действующим законодательством», «с учётом квалификационных требований». Неверный номер статьи выглядит солидно ровно до первой проверки.
Не будет и комментариев по трудовым спорам: как уволить, что делать при отказе подписывать, как оформить дисциплинарное взыскание. Это вопросы юриста, и решаются они по фактам, а не по шаблону. Если сотруднику нужно объяснить нарушение, для этого есть объяснительная записка.
Подойдёт ли для самозанятого или ИП
Для оформления отношений с подрядчиком — нет: там работает договор оказания услуг с описанием результата, а не должностная инструкция. Она применима только к трудовым отношениям.
А вот ИП с наёмными работниками должностные инструкции составляет так же, как организация: разницы в требованиях к документу нет.