Что рассказать в запросе
Достаточно нескольких фраз в свободной форме, но чем больше деталей, тем меньше в письме пустых мест:
- кто должник — организация, ИП или человек, и как он назван в ваших документах;
- за что долг: поставка, выполненные работы, услуги, аренда, неоплаченный счёт;
- сумма и дата, с которой идёт просрочка;
- основание — договор, счёт, накладная, акт: их номера, если они у вас под рукой;
- что вы уже делали — звонили, писали в рабочий чат, отправляли акт сверки;
- какой нужен тон и какой срок вы даёте на оплату.
Основание важнее тона. Текст, в котором есть номер договора, сумма и день отгрузки, читают иначе, чем просьбу «оплатите, пожалуйста, задолженность».
Напоминание, требование или досудебная претензия
У такого письма много имён — напоминание об оплате, письмо о погашении задолженности, требование, претензия, — и различаются они не названием, а жёсткостью и составом.
| Ступень | Когда уместна | Что в тексте главное |
|---|---|---|
| Напоминание об оплате | Просрочка несколько дней, отношения рабочие | Счёт, сумма, дата и допущение, что платёж просто потерялся |
| Письмо-требование | Срок прошёл, на звонки отвечают уклончиво | Основание, сумма, срок на оплату и реквизиты |
| Досудебная претензия | Переписка не помогает, спор идёт к суду | Факты с датами, требование, срок и перечень приложений |
Ступень выбираете вы: скажите «мягко, клиент давний» или «жёстко, это последнее письмо перед судом». Если тон не назван, карточка берёт среднюю — письмо-требование. Перескакивать ступени не обязательно, но и тянуть невыгодно: чем дольше молчит кредитор, тем спокойнее должник.
Из чего состоит письмо-требование
- Шапка — кому (например, [ООО «Название»], должность и ФИО руководителя) и от кого, с реквизитами обеих сторон.
- Основание — договор, счёт, накладная или акт: номер, дата, что по ним передано или сделано. Здесь же видно, что своё обязательство вы исполнили.
- Суть — что именно не оплачено, какая сумма и с какого числа считается просрочка.
- Требование — одно и конкретное: перечислить сумму на указанные реквизиты.
- Срок — до какой даты вы ждёте платёж.
- Что дальше — обращение в суд названо как обычный порядок, а не как угроза.
- Приложения, дата, подпись — перечень того, что вы прикладываете.
Уведомление без основания и суммы откладывают в сторону первым: по нему непонятно, что проверять в бухгалтерии.
Образец из интернета или письмо под вашу ситуацию
Чаще всего запрос звучит как «образец письма должнику» — и скачанный бланк действительно показывает структуру. Но дальше начинается работа, которую бланк за вас не делает: подставить основание, описать, что и когда было передано, выбрать жёсткость и решить, какой срок вы даёте.
Карточка закрывает как раз эту часть. На вход идёт ваша ситуация своими словами, на выход — текст, в котором уже расставлены основание, сумма, срок и приложения, а недостающие данные помечены скобками. Готовый текст правится в чате: «сделай мягче», «это второе письмо, добавь про первое», «перепиши как досудебную претензию», «убери абзац про суд».
Суммы, даты и номера договора карточка не выдумывает
Главное ограничение, и оно жёсткое. Если вы не назвали сумму, дату, номер договора или пункт, нейросеть не подставит правдоподобные, а оставит место: [сумма], [дата], [номер договора], [пункт договора].
Пустая скобка видна сразу, и вы её заполните из документа. А выдуманный номер договора заметит юрист должника — и письмо потеряет силу раньше, чем дойдёт до сути. По той же причине в тексте не появятся ссылки на статьи, которых вы не приводили, и обстоятельства, которых не было.
Проценты, пени и неустойку карточка не считает
Это сделано намеренно. Размер неустойки задаёт договор, проценты за пользование чужими деньгами — ст. 395 ГК РФ и ключевая ставка Банка России, а период считают по дням просрочки. Ошибка здесь стоит денег и портит весь документ, поэтому карточка оставляет в тексте место под расчёт и говорит об этом прямо, вместо того чтобы показать красивую цифру.
Свою сумму подставьте сами, а лучше попросите посчитать юриста или бухгалтера. Норму и её действующую редакцию тоже стоит сверить: карточка не даёт правовых консультаций и не отвечает за то, какая ставка применима в вашем случае.
Деловой тон, без угроз и давления
Требования об оплате пишут на эмоциях, и это в них видно. Карточка держит деловой тон: никаких угроз, обещаний «передать коллекторам», намёков на репутацию, звонков родственникам должника и жалоб его начальству. Причина не только этическая. Такой текст не добавляет к взысканию ни рубля, зато даёт должнику удобный повод перевести разговор с долга на ваше поведение.
Спокойное требование с суммой, основанием и сроком в бухгалтерии отрабатывают быстрее, чем текст с восклицательными знаками. Фраза о том, что при неоплате вы обратитесь в суд, угрозой не является: это стандартная формула деловой переписки, и она здесь уместна.
Как отправить, чтобы дата подтверждалась
Три рабочих способа: вручить под отметку на вашем экземпляре, отправить заказным письмом с описью вложения — по адресу из ЕГРЮЛ и по адресу из договора сразу, — или через канал, который в договоре назван официальным.
Сохраните подтверждение отправки: именно от этой даты считается срок на ответ. Разговоры по телефону и переписка в мессенджере в счёт обычно не идут, сослаться на них потом не получится.
Это не бухгалтерская работа с дебиторкой
Слово «дебиторская задолженность» тянет за собой учёт: счёт 62, проводки, инвентаризация расчётов, резерв по сомнительным долгам, списание безнадёжного долга. Карточка в эту зону не заходит — она не заполняет регистры, не готовит акт инвентаризации и не считает резерв.
Её участок — переписка с контрагентом: один документ, который уходит должнику и на который вы потом сможете сослаться. Бухгалтерская сторона и регламент взыскания в компании живут отдельно, и их пишет не нейросеть.
Чего карточка не заменяет
- Юриста. Крупные суммы, банкротство должника, спор по подряду — это правовая позиция, а не текст письма.
- Соблюдения порядка. По ряду споров досудебный (претензионный) порядок обязателен, а форма и срок заданы законом или договором. Сроки исковой давности тоже считает человек, а не карточка.
- Документов. Договор, акт, накладная, акт сверки — без них требование остаётся словами.
- Вашего решения. Идти в суд, договариваться об отсрочке или уступать долг — выбор ваш.
Карточка даёт грамотно составленный текст. Перед отправкой покажите его юристу, особенно если письмо уйдёт как досудебная претензия.
Чем это отличается от соседних карточек
Претензия и жалоба написана для другой стороны сделки: там вы покупатель, которому не привезли товар или плохо оказали услугу, и требуете вернуть деньги или сделать перерасчёт. Здесь наоборот — вы поставщик, работа сдана, а оплата не пришла. Письмо клиенту собирает короткое деловое письмо под любой повод, и напоминание об оплате там один из поводов; если нужен документ с реквизитами, расчётом и приложениями, берите эту карточку. Ответ клиенту пригодится в обратной ситуации — должник прислал гарантийное письмо с графиком, и на него надо ответить. Коммерческое предложение продаёт будущую сделку, служебная записка ходит внутри компании, а объяснительная записка нужна, чтобы объяснить работодателю свой поступок.