Какие тексты собирает карточка
Шесть форматов под разные поводы. Выбирать отдельно ничего не нужно, достаточно сказать, для чего нужен документ.
| Тип текста | Когда нужен | Кто читает |
|---|---|---|
| Оценка по итогам периода | Квартал, полугодие, год | Руководитель, HR |
| Обратная связь один на один | Регулярная встреча | Сам сотрудник |
| Характеристика на сотрудника | Запрос по месту требования | Внешний адресат |
| Отзыв для повышения | Перевод на должность выше | Руководство, HR |
| Оценка на испытательном сроке | Конец испытательного срока | Руководитель, HR |
| Самооценка сотрудника | Подготовка к аттестации | Сам сотрудник и руководитель |
Структура у всех общая, различаются адресат и тон. Характеристику по месту требования пишут суше, обратную связь — разговорнее.
Методы оценки и текст оценки — разные вещи
Оценка персонала в организации обычно устроена как система: аттестация, тесты, ассессмент-центр, «360 градусов», матрицы компетенций. Эти методы отвечают на вопрос, откуда взять данные и какие критерии эффективности считать.
Карточка закрывает следующий шаг, когда данные уже есть и их нужно превратить в текст. Она не проводит оценку персонала за компанию и не заменяет HR-систему. Она пишет документ по тому, что вы о работе человека знаете, и это позволяет не начинать с пустого листа даже там, где формальной системы оценки нет.
Что рассказать о работе человека
Чем подробнее вход, тем меньше правок потом. Нужны должность и участок работы, период оценки, задачи и проекты, результат по каждому, что шло тяжело и почему. Цифры — выручка, сроки, число обращений, доля брака — если они у вас есть.
Отдельно стоит назвать, чему человеку стоит научиться и что ему нужно от руководителя: доступ, обучение, перераспределение нагрузки. Без этого получится отчёт, а не оценка.
Чего присылать не надо: сведения о семье, здоровье, возрасте, вероисповедании и взглядах. Оценивается работа, и эти данные в ней не участвуют.
Пять блоков, из которых состоит оценка
- Что делал. Участок, задачи и зона ответственности за период.
- Что получилось. Конкретные результаты и достижения, с фактами и датами.
- Что не получилось и почему. Без обвинений: что мешало, где не хватило ресурса или навыка.
- Чему стоит научиться. Профессиональные навыки и компетенции, а не черты характера.
- Что нужно от руководителя. Что компания может дать, чтобы следующий период прошёл лучше.
Такой порядок помогает и на итоговой встрече, и в разговоре один на один: человек видит не приговор, а карту. Цели на следующий период из этой же карты и вырастают.
Наблюдаемое поведение вместо ярлыков
Правило простое. Любая оценка формулируется через то, что можно увидеть.
«Безответственный» — ярлык. «Три отчёта из десяти сданы позже срока, о переносе не предупреждал» — наблюдаемое поведение. Первое обсуждать бесполезно, второе можно проверить и исправить.
Так же и с похвалой. «Отличный специалист» не сообщает ничего, «закрыл 40 заявок при плане 30, повторных обращений не было» — сообщает, и качество работы отсюда видно.
Ярлыки нейросеть переписывает в факты сама. Напишете «ленивый» — в тексте появится вопрос, какие именно задачи и в какие сроки не были сделаны.
Оцениваем работу, а не человека
Выводов о личности, характере, уме и мотивации в документе не будет: руководитель их не наблюдает, а значит, и оценивать их не может. Личные качества остаются за рамкой, внутри — что сделано, как выполняются задачи, что получается и что нет.
Не появится ни слова о поле, возрасте, детях, семейном положении, здоровье, беременности, национальности, религии и политических взглядах. В оценке работы они не основание ни для чего.
Медицинских и психологических диагнозов тоже не будет. «Выгорел», «в депрессии», «конфликтный» — это домыслы, а не наблюдения. Вместо них в тексте окажется поведение: на встречах молчит, задачи берёт, но сроки сдвигает, с двумя коллегами общается через руководителя.
Где заканчивается оценка работы и начинается кадровое решение
Оценка описывает, как выполнялись задачи. Увольнение, сокращение, выговор и лишение премии — отдельная процедура со своим порядком, сроками и документами.
Поэтому текст «под статью» карточка не пишет. Попросите обосновать увольнение — получите описание фактов работы, что и когда происходило, плюс отдельную строку: основания кадрового решения работодатель должен согласовать с кадровой службой и юристом. Формулировок под конкретный пункт карточка не подсказывает.
Это не осторожность ради осторожности. Документ, собранный задним числом под уже принятое решение, разваливается первым же в трудовом споре.
Мы не придумываем факты
Нейросеть не знает вашу организацию. Достижения, цифры, сроки, названия проектов, отзывы клиентов и результаты аттестации она не додумывает: всё, чего вы не назвали, остаётся в квадратных скобках — [период], [показатель], [проект], [дата].
Заполнить их — минута. Зато в документе не окажется правдоподобной выдумки, которую потом придётся объяснять.
Характеристика по месту требования
Отдельный случай — характеристика на сотрудника, которую запрашивают банк, суд, военкомат или новый работодатель. Формат тут жёстче: реквизиты организации, должность, период работы, что входило в обязанности, как они выполнялись, подпись и печать.
Карточка даёт содержательную часть. Шапку, исходящий номер и подпись оформляют по правилам делопроизводства компании, а выдать характеристику по письменному заявлению работника работодатель обязан.
Самооценка и разговор один на один
Тот же материал работает и с другой стороны. Сотрудник описывает свой период сам — получается самооценка к аттестации, где видно, как человек оценивает результат и о чём просит команду и руководителя.
Перед встречей удобно сравнить два текста. Расхождения между ними и есть повестка разговора.
Чем это отличается от соседних карточек
Рекомендательное письмо адресовано будущему работодателю и звучит как рекомендация, а не как оценка. Должностная инструкция описывает, что требуется от должности, — здесь же про то, как эти требования выполняются. Характеристика на ученика — школьный документ про ребёнка и учёбу, а не про работу.