Что указать
Минимум — вид отпуска, дату начала и продолжительность. Плюс данные для шапки: ваша должность и ФИО, кому адресовано, название организации.
Чего вы не назвали, останется в квадратных скобках — [должность], [ФИО руководителя]. Данные организации не выдумываются: подставленное наугад название отправится в отдел кадров и вернётся обратно.
Виды отпуска и формулировки
У каждого вида своя формула, и кадровики к ней привыкли:
| Вид | Как просить |
|---|---|
| Ежегодный оплачиваемый | «предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск» |
| Часть ежегодного | «предоставить часть ежегодного оплачиваемого отпуска» |
| За свой счёт | «без сохранения заработной платы» + причина |
| Учебный | со ссылкой на справку-вызов |
| По уходу за ребёнком | с датой рождения ребёнка |
| Дополнительный | с основанием: вредные условия, ненормированный день, север |
| Перенос | с прежними и новыми датами |
Главная путаница — между ежегодным и отпуском за свой счёт. Первый оплачивается и положен каждому работнику по ТК РФ, второй не оплачивается и даётся по договорённости с работодателем, поэтому в нём указывают причину.
Как устроен документ
Структура одинаковая для всех видов:
- Шапка справа — кому и от кого. Полностью: должность, подразделение, фамилия, имя, отчество.
- Слово «Заявление» по центру.
- Текст просьбы — вид отпуска, дата начала, продолжительность в календарных днях.
- Основание — если нужно приложить справку или сослаться на график.
- Дата и подпись — дата слева, подпись справа.
Даты пишут так, как принято в кадровых документах: «с 12 января 2027 года на 14 календарных дней». Указывать и дату окончания не обязательно, но многие бухгалтерии просят — тогда добавляют «по 25 января включительно».
Календарные дни, а не рабочие
Ежегодный основной отдых считается в календарных днях — это ловушка, на которой ошибаются чаще всего. Если написать «на 10 рабочих дней», в кадрах документ вернут.
Выходные внутри отпуска входят в его продолжительность, а праздничные нерабочие дни — нет: они сдвигают дату выхода. Поэтому отпуск на майские или январские фактически оказывается длиннее.
За сколько дней подавать
Если отпуск идёт по графику, отдельное заявление часто вообще не нужно: работодатель обязан предупредить о нём заранее и издать приказ сам. На практике заявление всё равно просят — так проще кадрам.
Если дат в графике нет или вы их меняете, заявление подают минимум за две недели: столько нужно, чтобы бухгалтерия успела начислить отпускные. Их выплачивают до начала отпуска, и позднее заявление часто означает, что деньги придут позже.
За свой счёт и по срочным обстоятельствам подают когда получится — тут всё решает договорённость с руководителем.
Отпуск за свой счёт: что писать в причине
Причина нужна, и формулировка должна быть общей, но правдивой: «по семейным обстоятельствам» — самый частый и вполне рабочий вариант.
Есть случаи, когда такой отпуск положен по закону и отказать не могут: свадьба, рождение ребёнка, похороны близкого родственника. В этих случаях причину указывают прямо, а к заявлению прикладывают подтверждающий документ, когда он появится.
В остальных ситуациях отпуск без сохранения зарплаты — предмет договорённости: работодатель вправе не отпустить, и заявление этого не меняет.
Учебный отпуск
Здесь главное — справка-вызов из учебного заведения. Без неё заявление не примут: именно справка подтверждает и право на отпуск, и его продолжительность.
Учебный отпуск оплачивается, если вы учитесь впервые на этом уровне образования и вуз имеет аккредитацию. Заявление подают заранее, вместе со справкой, а по возвращении приносят вторую её часть — подтверждение, что сессия сдана.
Что происходит после заявления
Документ отдают в отдел кадров или руководителю — как принято в организации. Дальше кадры оформляют приказ, вы расписываетесь в нём, и бухгалтерия начисляет отпускные.
Полезная привычка — оставить себе копию с отметкой о приёме или сфотографировать подписанное заявление. Ситуации, когда документ теряется где-то между столами, встречаются регулярно, а доказать, что вы подавали его вовремя, потом нечем.
Отпуск с последующим увольнением
Отдельный случай: работник просит предоставление отпуска, а сразу после него уволиться. Формулировка объединяет обе просьбы в одном документе, и подают его не позднее чем за две недели до начала отпуска.
Важная деталь: днём увольнения считается последний день отпуска, но расчёт и трудовую книжку выдают в последний рабочий день перед ним. Отозвать такое заявление после начала отпуска уже нельзя — в отличие от обычного увольнения, где две недели можно передумать.
Если это ваш случай, скажите прямо: «отпуск с последующим увольнением», и формулировка будет соответствующей.
Оформление: на что смотрят в кадрах
Чаще всего документ возвращают из-за мелочей оформления, а не из-за сути:
- Нет даты подачи — тогда непонятно, соблюдён ли срок.
- Не указана продолжительность — «прошу отпуск с 12 января» без числа дней.
- Нет подписи — распечатали и забыли подписать.
- Неверно указан адресат — заявление пишут на имя руководителя организации, а не начальника отдела.
- Смешаны два вида отпуска в одном заявлении — основной и за свой счёт оформляют раздельно.
Образец, который приходит в ответе, эти пункты закрывает: в нём есть все обязательные реквизиты, а незаполненное видно по скобкам.
Форма может отличаться
В крупных организациях бывают свои бланки: с полями, кодами подразделений или электронной формой в кадровой системе. Готовый текст в этом случае служит основой — переносите формулировки в их шаблон.
Если в компании есть утверждённая форма, отпуск проще оформить именно по ней: заявление в свободной форме примут, но в кадрах всё равно перепишут на свою.
Чего в ответе не будет
Номеров статей Трудового кодекса, если нет уверенности в точной ссылке. Основание называется словами — «в соответствии с графиком отпусков», «на основании справки-вызова». Неверно указанная статья выглядит грамотно ровно до момента, когда её проверят.
Не будет и советов, что делать в конфликте с работодателем: отказал в датах, не выплатил отпускные, не подписывает. Это вопрос трудовой инспекции или юриста, и в нём нужны факты, а не шаблон. Если дело дошло до письменного обращения, для этого есть претензия и жалоба.
Чем это отличается от объяснительной
Объяснительная записка — документ о том, что уже произошло: опоздание, ошибка, происшествие. Заявление на отпуск — просьба о будущем, с другой структурой и спокойным тоном. Общее у них только то, что оба попадают в ваше кадровое дело.