Какие данные нужны на входе
Считается всё по вашим числам, поэтому вход важнее формулировки запроса. Минимум такой: сколько продали за период в штуках и за сколько дней, текущий остаток на складе и в зале, сколько дней товар идёт от заказа до приёмки, как часто вы делаете заказ поставщику. Шестое по желанию — известная сезонность: если декабрь у вас втрое выше июня, скажите это словами.
Чего вы не назвали — того карточка не придумает. Неизвестное уходит в квадратные скобки: [срок поставки], [страховой запас в днях], [сезонный коэффициент]. Это не сбой, а честная пометка: подставьте своё число и пересчитайте.
Как считается объём заказа
Логика короткая. Сначала средний расход за день, потом покрытие срока поставки, потом страховой запас, и только после этого — сколько заказать.
Продали 540 штук за 90 дней: 540 / 90 = 6 штук в день. Товар идёт 14 дней: 6 × 14 = 84 штуки уходят только на дорогу. Страховой запас держите неделю: 6 × 7 = 42 штуки. Заказ поставщику делаете раз в 30 дней: 6 × 30 = 180 штук на сам период. Потребность 84 + 42 + 180 = 306 штук, на складе лежит 150, в пути ничего. К заказу: 306 − 150 = 156 штук.
| Шаг | Формула | Подстановка |
|---|---|---|
| Средний расход за день | продано / дней в периоде | 540 / 90 = 6 |
| Покрытие срока поставки | расход × дней в пути | 6 × 14 = 84 |
| Страховой запас | расход × запас в днях | 6 × 7 = 42 |
| Точка заказа | покрытие + страховой запас | 84 + 42 = 126 |
| К заказу | потребность − остаток − товар в пути | 306 − 150 = 156 |
Ответ приходит именно в таком виде — с подстановкой, а не готовым числом. Так видно, где ошибка: если 6 штук в день не похожи на правду, значит неудачно взят период, а не формула плохая.
Две крайности, которые стоят денег
Пустая полка бьёт сразу. Клиент пришёл, не нашёл и ушёл к конкуренту, а вместе с одной позицией часто уходит вся корзина. Дефицит ходового товара тянет за собой и соседние позиции.
Излишек бьёт медленно и незаметно. Деньги, которые лежат в товаре, не работают: ими нельзя оплатить аренду, зарплату и следующую поставку. Сверху добавляются затраты на хранение, уценка к концу сезона и порча, если у товара есть срок годности. Замороженные оборотные средства редко видны в отчёте о прибыли — они видны на расчётном счёте.
Поэтому запас меряют в днях продаж, а не в штуках. «200 штук на складе» не значит ничего: для одной позиции это неделя, для другой — год. А «18 дней» сразу сравнимо со сроком поставки 14 дней, и решение становится очевидным. Дни — единственная величина, в которой запас разных товаров можно складывать и сравнивать между собой.
Точка заказа: когда пора отправлять заказ
Точка заказа — остаток, при котором пора заказывать, чтобы товар успел приехать до того, как склад опустеет. В примере выше это 126 штук: 84 на дорогу плюс 42 страховых.
Дальше правило простое: остаток упал до точки заказа — отправляем заказ. Держать эту величину в голове по каждой позиции нереально, поэтому карточка выдаёт её числом рядом с объёмом заказа. Если поставщик привозит то за две недели, то за месяц, скажите диапазон — точку тогда считают по верхней границе, иначе страховой запас съедается одной задержкой.
Новый товар: истории продаж нет
Здесь честный ответ — расчёта не будет. Средний расход берут из истории, а истории нет; любая цифра в такой ситуации выдумана. Карточка так и скажет, вместо того чтобы подставить «среднее по категории».
Что можно сделать вместо этого — пробная партия. Логика не «сколько продам», а «сколько я готов потерять, если не продастся совсем». Берёте сумму, которую не жалко списать в уценку, делите на цену закупки — получаете размер партии. Дальше две-три недели дают первые числа, и по ним уже считают нормально. Аналог по похожей позиции помогает выбрать ориентир, но это гипотеза, и карточка помечает её именно так.
Длинный срок поставки: закупка из Китая
Когда товар идёт 45-60 дней, заказ делают под спрос, которого ещё нет. Схема та же, но плечо длинное, и цена ошибки выше: страховой запас в днях приходится увеличивать, а вместе с ним растёт и замороженная сумма.
Что важно назвать в запросе: срок от оплаты до приёмки целиком, а не время в пути; минимальную партию поставщика; товар, который уже в пути, — его вычитают из потребности, иначе закажете второй раз то же самое. Эти числа карточка не придумывает: не назвали — будут скобки.
Сезон и распродажа
Сезонность карточка не знает и не угадывает. Скажете «в декабре спрос втрое выше среднего» — коэффициент попадёт в вычисления открыто: 6 × 3 = 18 штук в день, и дальше по той же схеме. Промолчите — всё останется ровным, а в ответе появится [сезонный коэффициент].
Отдельный случай — закупка под распродажу или акцию. Здесь запас считают не на обычный спрос, а на пиковые дни, и закончить акцию с полным складом так же плохо, как выйти из неё пустым. Планирование под акцию удобно разложить на два числа: сколько нужно на саму акцию и сколько останется после.
Кафе: продукты и расходники
В общепите расход считают не в штуках товара, а в порциях и килограммах, и главное ограничение — срок годности. Запас на 30 дней для зелени бессмысленен: она не доживёт.
Поэтому в кафе закупка дробится по группам. Скоропорт заказывают на 2-3 дня, сухие продукты и напитки — на неделю-две, расходники вроде стаканов и салфеток — на месяц. Расход за день берут по чекам, а не по ощущениям повара. Карточка разложит потребность по этим группам, если вы назовёте, что у вас как долго хранится и как часто приезжает поставщик.
Материалы под объём работ
У подрядчика расход берётся не из торговли, а из объёма работ: 240 квадратных метров стен, норма 0,12 литра краски на метр в один слой, два слоя — 240 × 0,12 × 2 = 57,6 литра, плюс запас на подрезку и брак. Норму вы даёте сами, из паспорта материала; придумывать её карточка не станет.
Если нужен перечень работ с объёмами, это соседняя задача — смета на ремонт. Закупка материалов идёт вторым шагом, уже по посчитанным объёмам.
Что карточка не подставляет за вас
Есть три величины, которые нельзя угадать, и попытка их угадать — главная причина, по которой итог выходит красивым и неверным.
Оборачиваемость — ваша, а не средняя по рынку. Время до приёмки — то, за которое реально привозит ваш поставщик, а не то, что обещано в прайсе. Сезонный коэффициент — из вашей истории. Всё это либо приходит от вас, либо остаётся в скобках. Оборачиваемость, кстати, полезна и сама по себе: она показывает, сколько дней деньги живут в товаре, прежде чем вернуться.
Цены поставщиков, скидки за объём и условия отсрочки карточка тоже не выдумывает. Она считает количество, а не сумму сделки.
Чего здесь не будет
Обещания, что товар не закончится, вы не получите, и это не осторожность, а арифметика: спрос случаен, поставка может опоздать, страховой запас снижает риск, но не убирает его. Так же и с деньгами: аккуратный расчёт помогает не переплачивать за хранение, но гарантии, что оборотные средства не замёрзнут, не даст ни одна модель.
Советов закупаться в долг, под кредит или на заёмные деньги здесь тоже нет. Решение о долге — не задача подсчёта потребности, и карточка в него не лезет. Что вы должны поставщику и на каких условиях — ваша зона, а не её.
Госзакупки — другой документ
Если вам нужен план закупок или план-график по 44-ФЗ и 223-ФЗ для размещения в ЕИС, это документ по форме, установленной нормативом, и карточка его не составляет: там важна не логика запаса, а точность формы. Здесь — коммерческая закупка для магазина, кафе, склада или стройки.
Чем это отличается от системы учёта
Система управления запасами — ERP, WMS, товароучётная программа — держит остатки, историю и автоматические заявки поставщику. Это другой класс инструмента: его внедряют, в него заводят справочники, за него платят подписку.
Карточка нужна раньше и в другом месте: когда учёта пока нет или данные лежат в выгрузке, а посчитать надо один заказ и сейчас. Процесс закупки она не автоматизирует — она показывает ход вычислений, который потом не страшно перенести в любую программу.
Чем это отличается от соседних карточек
ABC-анализ отвечает на вопрос, какие позиции вообще важны: делит ассортимент на группы и говорит, где держать запас строго, а где можно расслабиться. План продаж — про цель компании по выручке и её декомпозицию до сделок и лидов. Здесь третье: сколько штук заказать у поставщика и в какой день.